Gerenciamento Eletrônica de documentos: Só entendendo o significado da sigla GED, já é possível entender a sua funcionalidade.
O que é GED?
GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que é uma tecnologia criada para gerenciar todo o acervo digital das corporações, tornando mais fácil e muito mais rápido encontrar qualquer tipo de informação contida nos arquivos.
Definição simples para solucionar problemas complexos
A implantação de um Software GED pode ser feita para gerenciar os arquivos que já nasceram de maneira digital ou mesmo os arquivos que já foram transformados em digitais.
Para utilizar o GED quando documentos ainda estão apenas na forma física, a sua implantação depende da Digitalização de Documentos, desta forma, todos os seus arquivos que antes eram físicos, armazenados e consultados apenas via papel, agora já estão digitalizados, indexados e prontos para serem integrados ao GED.
Consegue perceber a revolução tecnológica?
A Gestão Eletrônica de Documentos transforma o seu mundo físico em um universo Digital. Agora você não precisa mais ir até a sala de documentos (ou enviar outra pessoa para fazer isso), procurar dentro de caixa por caixa enquanto inala a poeira que foi armazenada por anos juntamente com os documentos. Só é necessário dar alguns cliques para abrir o sistema, digitar as palavras-chave relacionadas ao arquivo que você procura e pronto!
É mais rápido encontrar o seu documento digital do que chegar até a antiga sala de arquivos.
Agilidade e Redução do nascimento de papéis
Além do benefício da facilidade para encontrar os arquivos da empresa, o GED também auxilia em todo o fluxo de transmissão do documento às pessoas interessadas dentro do processo. Não há necessidade de mover o documento original, tirar xerox, envelopar, protocolar o envio e recebimento, arquivar esses novos protocolos e criar ainda mais papel que, consequentemente, cria a necessidade de armazenamento físico. Pelo próprio software GED já é possível enviar os documentos para as partes interessadas e registar o envio e recebimento garantindo segurança no processo de consulta documental.
Após entendermos toda essa funcionalidade do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, vamos listar alguns benefícios que essa tecnologia pode trazer:
Segurança para os documentos originais – Não há necessidade de manuseá-los com tanta frequência, então diminuímos o risco de rasuras e extravio.
Diminui a criação de documentos em papel – Protocolos de envio e recebimento de documentos podem ser extintos, já que o GED registra e armazena todas essas informações digitalmente. O meio-ambiente agradece!
Reduz custos – Para enviar documentos físicos é necessário deslocar pessoas para encontrar o arquivo, pagar taxas de frete, depois armazenar novamente o arquivo e tudo isso leva tempo. Todo esse tempo gasto com tarefas ultrapassadas tem impacto negativo na produtividade.
Não exige grandes investimentos em infraestrutura para ser implantado – O sistema é leve e fácil de rodar em qualquer máquina. Pode ser, inclusive, utilizado em Cloud Computing.
A minha empresa precisa de GED?
É bem provável que sim, já que não há distinção entre tamanho de empresas, faturamento ou número de funcionários para definir se há necessidade de implantação do software GED.
“Tenho uma pequena empresa acho que é desnecessário investir nessa tecnologia.”
Vamos supor que sua pequena empresa é uma escola particular. Todos os anos alguns alunos se formam, outros alunos ingressam. Alguns professores saem e outros, entram. Já imaginou a quantidade de documentos que essa pequena empresa gera no período de 12 meses? Juntado todo o período de sua existência, a quantidade de documentos para armazenar e gerenciar é ainda maior. Faz todo sentido que essa pequena empresa tenha uma programação para ajudar a gerenciar os arquivos digitalmente.
“Minha empresa é de Médio Porte. É difícil escolher novos investimentos e continuar crescendo.”
Você já pensou que este momento pode ser o ideal para entender como funciona o ECM e os benefícios que a Gestão Eletrônica de Documentos pode trazer para sua corporação? Melhorando alguns processos e o gerenciamento de documentos, sobra mais tempo para dedicar-se à verdadeira missão da sua empresa.
“Trabalho em uma grande corporação, com muitos funcionários. A implantação vai demorar muito e talvez possa sair caro.”
Em questão de agilidade, a solução para grandes empresas é implantar o Sistema GED por áreas. Há, inclusive algumas empresas que só implantam em áreas específicas, onde a necessidade e o impacto é maior. Por exemplo, no setor de Recursos Humanos e contabilidade, que envolvem muitos documentos de altíssima importância.
Em questão de custos, se a sua documentação tiver bastante volume e muitos usuários que precisam de acesso aos documentos, vai sair muito mais barato do que você imagina. Neste cenário, os benefícios que o GED vai trazer serão tão impactantes que, no fim das contas, o custo de operação pode ser menor do que era sem o GED.
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